Cómo facturar siendo autónomo: requisitos legales en 2026

La factura: el documento que prueba que tus ingresos te pertenecen

La factura no es solo un papel para cobrar: es el documento legal que justifica tus ingresos y, en consecuencia, el que te protege ante Hacienda, ante tus clientes y ante posibles disputas comerciales. Emitirla mal, tarde o incompleta tiene consecuencias que van desde no poder deducir el IVA hasta sanciones por parte de la AEAT.

Esta guía explica exactamente qué debe contener una factura, cuándo emitirla y qué novedades introduce Verifactu en 2025-2026.

Los datos obligatorios de una factura completa

El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece los campos mínimos que debe tener toda factura:

Campo	Descripción	Ejemplo
Número de factura	Correlativo y sin saltos dentro de cada serie	2026-001
Serie	Opcional, permite tener varias series	A, B, RECT
Fecha de expedición	Cuándo se emite la factura	27/05/2026
Fecha de operación	Cuándo se realizó el servicio o entrega (si difiere)	15/05/2026
Nombre/razón social emisor	Tu nombre completo o el de tu negocio	María García López
NIF del emisor	Tu DNI precedido de la letra	12345678A
Domicilio del emisor	Dirección fiscal	Calle Mayor 10, 11200 Algeciras
Nombre/razón social receptor	Nombre o empresa del cliente	TechStartup SL
NIF del receptor	CIF o DNI del cliente	B12345678
Domicilio del receptor	Si es empresa, su domicilio fiscal
Descripción de la operación	Qué servicio o producto se factura	Diseño de logotipo y manual de identidad corporativa
Base imponible	Precio sin IVA	1.000,00 €
Tipo de IVA	El porcentaje aplicado	21%
Cuota de IVA	El importe del IVA	210,00 €
Importe total	Base + IVA	1.210,00 €
Retención IRPF (si procede)	Para profesionales: 15%	-150,00 €
Importe neto a cobrar	Lo que efectivamente cobra el emisor	1.060,00 €

Numeración correlativa: la regla que más se ignora

La numeración de facturas debe ser correlativa dentro del año, sin saltos y sin repeticiones. Puedes empezar cada año desde el 1 (2026-001, 2026-002…) o continuar la numeración desde el año anterior.

¿Puedo usar series diferentes?

Sí. Puedes tener varias series, pero deben estar claramente identificadas:

Serie A: Facturas a empresas
Serie B: Facturas a particulares
Serie R: Facturas rectificativas

Dentro de cada serie, la numeración debe ser correlativa. No puedes mezclar series o saltar números arbitrariamente.

Lo que no puedes hacer: Eliminar una factura emitida y emitirla de nuevo con otro número. Si hay un error, debes emitir una factura rectificativa.

Plazos para emitir la factura

Situación	Plazo
Operación general (empresas o profesionales)	En el momento de la operación o antes
Operación con destinatario particular	En el momento de la entrega o prestación
Operaciones de tracto sucesivo (mensual)	Hasta el día 5 del mes siguiente
Operaciones intracomunitarias	Antes del día 15 del mes siguiente al devengo

En la práctica, emite la factura en el momento de prestar el servicio o entregar el bien. Emitir facturas con fecha retroactiva es incorrecto y puede ser sancionado.

Factura completa vs. factura simplificada

Factura completa

Es la factura ordinaria descrita en la tabla anterior. Obligatoria para operaciones:

Con otras empresas o profesionales (B2B), siempre
Con particulares si superan los 400 € (IVA incluido)
Cuando el destinatario la solicita expresamente para deducir el IVA

Factura simplificada

Equivale al antiguo “ticket”. Puede emitirse para operaciones con particulares cuyo importe no supere 400 euros (IVA incluido) o para rectificación de facturas simplificadas.

Datos mínimos de la factura simplificada:

Número y fecha
NIF del emisor
Descripción de la operación
Tipo de IVA aplicado
Importe total con IVA incluido

Atención: Una factura simplificada no permite al receptor deducir el IVA. Si tu cliente (empresa o profesional) necesita deducir el IVA, exige siempre factura completa, independientemente del importe.

La retención en IRPF: cuándo aplica y por qué

Si eres un profesional (no comerciante ni empresario) y emites facturas a empresas o profesionales, debes aplicar una retención del IRPF. En 2026 la retención general es del 15%.

Excepciones:

Retención reducida del 7% para profesionales en su primer año de actividad y los dos siguientes
Sin retención cuando el cliente es un particular
Sin retención para operaciones con no residentes (aunque pueden aplicarse retenciones por otros conceptos)

La retención va a cargo del cliente: él la ingresa a Hacienda en tu nombre y tú la descuentas de tu importe a cobrar. Luego, en la declaración de la renta, esas retenciones ya pagadas por tu cuenta se descuentan del IRPF que te corresponde pagar.

Actividades que aplican retención

Las actividades profesionales del artículo 95.1 del Reglamento del IRPF: abogados, consultores, diseñadores, arquitectos, ingenieros, psicólogos, fisioterapeutas, etc.

Las actividades empresariales (comercio, restauración, construcción…) en general no llevan retención. Si tienes dudas sobre si tu actividad es “profesional” o “empresarial” a efectos de retención, consulta el epígrafe del IAE con el que estás dado de alta.

Conservación de facturas: el plazo de 4 años

Estás obligado a conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante 4 años desde que vence el plazo de presentación del impuesto correspondiente. En la práctica, guarda todas las facturas durante al menos 5 años para estar cubierto.

El plazo de prescripción general tributaria es de 4 años, pero en caso de delito fiscal o en operaciones especiales puede extenderse. Para las facturas relacionadas con bienes de inversión (maquinaria, equipos), el plazo de conservación puede ser mayor por la regularización de la deducción del IVA.

Formato: Puedes conservar las facturas en papel o en formato electrónico. Si las digitalizas, deben ser copia fiel del original y estar disponibles para consulta en cualquier momento.

Verifactu: la facturación verificada que llega en 2026

Verifactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la AEAT que obliga a los software de facturación a enviar en tiempo real los datos de cada factura emitida a la AEAT o a registrarlos con firma digital verificable.

¿A quién afecta Verifactu?

Afecta a todos los autónomos y empresas que usen software de facturación. Los que facturen en papel o mediante hojas de cálculo simples también deberán adaptarse si superan ciertos umbrales.

¿Cuándo entra en vigor?

La implementación de Verifactu para autónomos y pymes está prevista para 2025-2026, aunque los plazos han sufrido retrasos. Consulta la normativa actualizada para conocer la fecha exacta de obligatoriedad para tu situación.

¿Qué implica en la práctica?

Deberás usar un software de facturación certificado como Verifactu o adaptado a los requisitos técnicos
Cada factura emitida generará un código QR verificable
La AEAT podrá cruzar en tiempo real las facturas emitidas con las declaradas en el modelo 303

Esto supone el fin de la facturación informal o de la doble contabilidad para quienes la practiquen. Para los autónomos que ya llevan su contabilidad en orden, el impacto es mínimo: solo cambia el software.

Errores frecuentes en la facturación

Error 1: No incluir el NIF del receptor. Si tu cliente es empresa, necesitas su CIF obligatoriamente. Sin él, la factura es incompleta.

Error 2: Emitir facturas en papel y no conservarlas. Las facturas en papel son válidas, pero pierden fácilmente. Digitaliza y guarda todo.

Error 3: Usar el mismo número para dos facturas distintas. Es una de las alertas más claras en una inspección fiscal.

Error 4: No emitir factura rectificativa cuando hay un error. No puedes “anular” una factura borándola. Debes emitir una factura rectificativa (serie R) que haga referencia a la original.

Error 5: Cobrar y no facturar. Si cobras sin emitir factura, ese ingreso no declarado es fraude fiscal. Aunque el cliente sea un particular y no la pida, la obligación de emitirla es tuya.