Factura electrónica obligatoria para autónomos: cuándo entra en vigor

¿Qué es la factura electrónica obligatoria para autónomos?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —conocida popularmente como Ley Crea y Crece— establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos (operaciones B2B).

No se trata de un simple PDF enviado por email. La ley exige facturas en formatos estructurados (como Facturae o UBL) que puedan ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos y verificadas por la Agencia Tributaria.

Calendario de implantación: quién debe aplicarlo y cuándo

La entrada en vigor se produce de forma escalonada:

El reglamento técnico de desarrollo pendiente de publicación en el BOE determinará las fechas exactas. Según las previsiones del Ministerio de Hacienda, los autónomos con actividad B2B deberían estar operativos a lo largo de 2026.

El sistema Verifactu: qué es y por qué afecta a tu software

En paralelo a la factura electrónica obligatoria, la Agencia Tributaria ha desarrollado el sistema Verifactu, un mecanismo de control en tiempo real de las facturas emitidas.

¿Qué hace Verifactu?

• Cada factura emitida genera un registro de alta que se envía automáticamente a la AEAT.
• El sistema crea una cadena de integridad entre facturas (similar a un blockchain simplificado): es imposible anular o modificar facturas sin dejar rastro.
• Las facturas llevan un código QR que el receptor puede escanear para verificar su autenticidad en la web de la AEAT.

¿Es Verifactu obligatorio para todos?

Sí, con matices. Los obligados al SII (Suministro Inmediato de Información) —empresas con facturación superior a 6 millones de euros anuales— quedan excluidos de Verifactu porque ya remiten información en tiempo real. El resto de autónomos y pymes deberán adaptar su software.

¿Qué cambios debes hacer en tu negocio?

1. Actualiza o cambia tu programa de facturación

Tu software de facturación debe estar homologado para:

• Emitir facturas en formato Facturae 3.2.x o similar estructurado.
• Comunicarse con los sistemas de la AEAT (Verifactu) para el registro de facturas.
• Gestionar la recepción de facturas electrónicas de tus proveedores.

Algunos programas populares ya compatibles o en proceso de adaptación:

2. Adapta tus procesos con clientes y proveedores

Deberás acordar con tus clientes empresariales el canal de envío de facturas electrónicas. Los formatos más habituales son:

• Plataformas privadas: FACe (para la Administración Pública), Peppol, o plataformas sectoriales.
• Email en formato estructurado: siempre que el software receptor pueda procesarlo automáticamente.

3. Conservación de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deben conservarse en formato digital durante 4 años (el plazo de prescripción tributaria), garantizando su integridad, legibilidad y accesibilidad. No es suficiente imprimirlas en papel.

¿Afecta a las facturas con particulares (B2C)?

No. La obligación de factura electrónica de la Ley Crea y Crece aplica exclusivamente a operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Si tus clientes son particulares (consumidores finales), no tienes obligación por esta normativa, aunque sí pueden existir otras obligaciones sectoriales.

Sanciones por incumplimiento

La Ley Crea y Crece establece un régimen sancionador específico:

Estas sanciones son independientes de las que pueda imponer la AEAT por otras infracciones tributarias (no declarar ingresos, emitir facturas incorrectas, etc.).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir factura electrónica a mis clientes particulares? No, la obligación de la Ley Crea y Crece es solo para operaciones B2B. Sí es obligatorio emitir factura cuando el cliente la solicita, independientemente del formato.

¿Los autónomos en módulos están obligados? Sí, si realizan operaciones con otras empresas o autónomos, aunque en la práctica los autónomos en estimación objetiva suelen tener menos clientes empresariales.

¿Qué pasa con las facturas a la Administración Pública? La factura electrónica a la Administración ya era obligatoria antes de esta ley (desde 2015 para proveedores del Estado). Se tramita a través de FACe con formato Facturae.

¿Puedo seguir usando Excel o Word para facturar? No, una vez entre en vigor la obligación. Necesitarás un software homologado por la AEAT.

Próximos pasos recomendados

1. Verifica si tu software actual tiene hoja de ruta para adaptarse a Verifactu.
2. Consulta con tu asesor fiscal qué plazos concretos te aplican según tu actividad y volumen.
3. Forma a tu equipo administrativo en la gestión de facturas electrónicas.
4. Revisa tus contratos con clientes para incluir cláusulas sobre facturación electrónica.

La transición a la factura electrónica es una oportunidad para digitalizar y automatizar tu contabilidad. Los autónomos que se adapten antes tendrán ventaja competitiva y evitarán sanciones elevadas.